Una
de las consultas más habituales que hacen nuestros clientes se refiere a la
necesidad o no de tener un Libro de Actas en la Comunidad de Propietarios, así
como los extremos formales relativos al Libro y a las propias actas. Trataremos
de hacer algunas aclaraciones.
En
primer lugar, es obligatoria la existencia de un Libro de Actas que recoja
todos los acuerdos de la Junta de Propietarios.
El acta de cada reunión de la
Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:
a) La fecha y el lugar de celebración.
b) El autor de la convocatoria y,
en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
c) Su carácter ordinario o
extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda
convocatoria.
d) Relación de todos los
asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios
representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
e) El orden del día de la
reunión.
f) Los acuerdos adoptados, con
indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de
los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los
mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente
representen.
El acta debe firmarse por el
presidente y el secretario y desde ese momento los acuerdos serán ejecutivos.
Una vez cerrada, se remitirá a los propietarios.
Corresponde al secretario la
custodia de los libros de actas de la Junta de propietarios y la conservación,
durante el plazo de cinco años, de las convocatorias, comunicaciones,
apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
Por lo que respecta a la
legalización del Libro de Actas debe hacerse en el Registro de la Propiedad
donde figure inscrito el inmueble y deberá llevarse a cabo antes de su utilización. No podrá
diligenciarse un nuevo libro en tanto no se acredite la íntegra utilización del
anterior, salvo en caso de pérdida o extravío.
Todas las hojas del libro que se
presente para diligenciar habrán de estar numeradas con caracteres indelebles.
El libro podrá ser de hojas móviles.
El sello del Registrador se
pondrá mediante impresión o estampillado, perforación mecánica o por cualquier
otro procedimiento que garantice la autenticidad de la diligencia.
