Con
mucha frecuencia, recibimos consultas relativas a impagos de facturas por parte
de los clientes de nuestros clientes (valga la redundancia) y, normalmente,
cuando se producen ya poco remedio tiene la situación y el impago es difícil de
recuperar.
La
situación es frecuente, porque cuando en el mercado se produce una situación de
menor liquidez –y así ha sido durante la pandemia-, muchas empresas tratan de
mantener el nivel de las ventas, relajando, en muchas ocasiones, los cuidados
mínimos para evitar la mora. Pretender no tener ni un impagado es tarea
imposible, pero al menos conviene tomar algunas medidas que ayuden a
reducirlos.
Es
importante, tanto en las actuaciones previas al impago como en las posteriores,
actuar con rapidez dado que
el cliente moroso no suele serlo sólo de una empresa y su tendencia general es
acudir a “apagar fuegos” allí donde
se le presentes, por lo que el acreedor que más “moleste” será el primero que atienda; la estrategia del moroso es
ganar tiempo a toda costa; si la empresa es solvente pero carece de liquidez
momentánea el retraso no es problema, pero si sus recursos son escasos, serán
empleados en atender al primero que llegue.
No
se deben relajar los mecanismos habituales de cobro ni con los clientes
conocidos y, como en todas las materias, es más barato prevenir que curar, por
lo que nos permitimos recomendar algunas actuaciones
previas a que se produzca el impago, fruto de la experiencia:
1. Estar muy en contacto con los
clientes; visitar sus establecimientos con
regularidad y estar atentos a los posibles cambios (de rótulos,
reducciones de personal, disminución apreciable de existencias, aspecto general
del negocio...), para poder anticiparse a los acontecimientos.
2. Antes de vender a crédito a un nuevo
cliente, obtener un mínimo informe comercial de solvencia. Estos informes se
pueden obtener a través de diferentes compañías dedicadas a ello, o mediante
los propios recursos, acudiendo, vía internet, a Registro de la Propiedad,
consultando con el propio banco, etc.
3. Revisar la cartera de clientes y
fijar un límite interno del crédito que consideramos razonable dar a cada cliente.
4. Procurar tener actualizada y correcta
toda la información del cliente: nombre o denominación social, domicilio,
NIF/CIF, datos de los apoderados, etc...
5. Confeccionar correctamente, y
conservar adecuadamente, la documentación relativa a las ventas (pedidos,
albaranes de entrega y devolución en su caso, facturas, abonos, etc...).
6. Tratar que los pedidos estén
suscritos por los clientes y que figuren en los mismos las mercancías encargadas
con precio, así como la forma de pago.
7. Enviar, al menos a los clientes no
conocidos, las mercancías con albarán de entrega, no sólo con indicación de
número de bultos, sino con descripción de mercancía y unidades remitidas.
8. No retrasar la facturación, es
recomendable enviarla junto con la mercancía.
9. Indicar en la factura, con toda
claridad, la forma de pago.
10. Siempre que se pueda, obtener del
cliente títulos ejecutivos (cheques, letras o pagarés).
Producido el impago, los tiempos muertos tiene mayor incidencia todavía que en la fase previa, por lo que aconsejamos tomar decisiones cuanto antes sobre la eventual reclamación judicial.
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